Over Esset

Vaak moeten managers zich door dikke rapportages worstelen om enig gevoel te krijgen hoe de vlag er voor staat bij hun onderneming. Dashboard rapportages maken het voor de manager mogelijk om in één oogopslag de belangrijkste trends en ontwikkelingen van zijn of haar onderneming te zien. Veel organisaties hebben voldoende informatie beschikbaar, maar kunnen deze niet efficiënt produceren en/of analyseren.

Te vaak worden er dure informatiesystemen aangeschaft, terwijl dezelfde informatie op relatief eenvoudige wijze is te maken met behulp van standaard software die in de meeste gevallen voorhanden is..... Microsoft Excel.

De Management Rapportage Piramide
Managementrapportages zouden ontwikkeld moeten worden als een piramide. Topmanagers zouden minder pagina’s ‘standaard rapportages’ moeten ontvangen dan hun direct ondergeschikten. Maar deze pagina’s bevatten een bredere scope.

Een goed ontworpen dashboard geeft signalen af dat het tijd is om onder de ‘motorkap’ te kijken. Dan zijn de gedetailleerde rapportages nodig. Maar wanneer alles onder controle is dan kunnen de detailrapportages blijven liggen.

De voordelen van dashboard rapportages

• Dashboard rapportages bieden een aantal significante voordelen:
• Dashboards bevatten grote hoeveelheden informatie op één enkele pagina
• Managers krijgen sneller een accuraat beeld van hun organisatie
• Dashboards bieden een breed scala aan informatie, waardoor managers eenvoudiger resultaten kunnen vergelijken.
• Dashboards leggen op eenvoudige wijze de nadruk op de belangrijkste aandachtsgebieden.
• Omdat dashboard modulair zijn opgebouwd is het vrij simpel voor Excel gebruikers om grafieken of tabellen te vervangen naar gelang de behoefte van de gebruiker

Op scherm of op papier? Over het algemeen zijn dashboard rapportages meer geschikt voor papier. Voor de Excel gebruiker, die de rapportages genereert, zijn papieren rapportages eenvoudiger te maken. Iedereen kan een Excel rapport afdrukken. Daarentegen is bij het online brengen van de rapportages de inbreng van de IT-afdeling veelal noodzakelijk.

Voor managers is het werken met dashboard rapportages makkelijker op papier dan op het scherm. Het ordenen van enkele velletjes A4 op het bureau gaat sneller dan op het scherm. Ze kunnen aantekeningen maken langs de rand, de pagina’s vouwen, in hun portefeuille stoppen en ze op ieder geschikt moment weer bekijken.

Echter, soms is het wenselijk dat dashboard rapportages worden opgeslagen als webpagina’s. Excel verschaft hiervoor een eenvoudige manier.

De oneindige reikwijdte van Excel
Eén van de voordelen van Excel is de oneindige reikwijdte. Excel biedt ongekende mogelijkheden om informatie te combineren. Stel je voor. Een goed ontworpen spreadsheet kan trends in verkopen, fte’s, aantal klachten, economische variabelen, interest percentages en productie aantallen bevatten... allemaal op dezelfde pagina. De flexibiliteit van Excel maakt het mogelijk om binnen enkele minuten de grafiek met betrekking tot het ene onderwerp te vervangen door een andere grafiek. Naast grafieken is het mogelijk om tabellen, thermometers, snelheidsmeters, stoplichten en dergelijke op te nemen in een dashboard… net als in uw auto.

Werkwijze
Zoals hierboven is omschreven zijn de mogelijkheden van dashboard rapportages ongekend. Daarom is het belangrijk om van tevoren goed na te denken over de inhoud en vormgeving van uw dashboard rapportage.

• In één of meerdere interviews met de betrokkenen is het van belang om deze informatie duidelijk te krijgen, waarbij alle mogelijkheden de revue zullen passeren.
• Pas daarna worden twee spreadsheets ontwikkeld – één datasheet en één dashboardsheet - en gevuld met de beschikbare data.
• Indien nodig wordt ondersteuning verleend bij het verzamelen en comprimeren van de benodigde informatie.
• Tot slot worden de spreadsheets overgedragen aan een ervaren Excel-gebruiker, zodat de organisatie zelf de spreadsheets naar wens kan aanpassen.

Dit artikel is met toestemming gebaseerd op het boek Dashboard Reporting With Excel van Charles W. Kid van Exceluser.com